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2020年12月29日

なぜ起こる棚卸差異!原因と解消方法を解説!物流の在庫管理に役立ちます!

物流がある会社ならば、棚卸は非常に重要度の高い業務です。棚卸を行うことによって、在庫数を正確に把握できて初めて、今後の商品の仕入れや製作の計画をすることが可能になります。
また、この棚卸業務は手間と時間がかかる大がかりな作業です。そして、この棚卸を行った際に出る問題が、帳簿上の在庫と実際の在庫数が合わないという棚卸差異が生じることです。

物流で在庫管理に携わる人にとって棚卸差異/在庫差異は非常に頭の痛い問題ではないでしょうか。

そこで今回は

1:棚卸差異がおきる原因
2:棚卸差異が生じると起こる問題
3:棚卸差異の解消方法

についてご説明いたします。

1:棚卸差異がおきる原因

・伝票の入力ミス

現状の物流においての在庫管理は、現場で在庫情報を手作業で数え、その後エクセルなどの表計算シートへ入力するという作業が一般的です。この作業の方法だと、作業時間にタイムラグが生じ、手作業の入力なので、ミスが発生しやすいです。数字を間違えて入力したり、記入すべき欄を間違えてしまうという単純なミスが起こります。これらが棚卸差異の原因となります。人為的な作業なので、ミスをなくすことは非常に難しいです。

 

・伝票処理が漏れている

商品管理を伝票で管理している場合は、伝票処理をし忘れるという漏れが発生してしまうことがあります。物流での入庫・出庫の情報自体が落ちてしまうのです。伝票を処理したあと、データベースに反映されていないのに、処理済みとしてしまうケースもあります。

 

・入庫数の間違い

伝票の入力ミスや伝票処理が漏れていることも棚卸差異のよくあるケースですが、最近ではデータを一括で計上するシステム化も発達している為、伝票の入力ミスや漏れが発生しにくい環境が作られつつあります。こういった中で、入庫商品が入庫予定と間違っていた結果最終的に在庫が合わないといったケースもまれにあります。

海外からの輸入商品の場合入庫予定は40入りの段ボールで50ケースであったが、中身が実は1ケース39しか入っていなかった。中身まで入庫時に検品することはしない為、しばらくして棚卸をした結果棚卸差異が発生した、というケースは少なくはありません。

特にアパレル商材で中国で製造している場合、こういった入庫数の違いによって棚卸差異が発生することがあります。

 

・出荷検品ではじかれた商品の棚戻し間違い

100%の出荷検品を行っている場合、出荷検品ではじかれた商品をまとめておき、一日の業務の終了時に棚戻しを通常であれば行う工程を取っているかと思います。こういったケースに棚戻しを隣の棚に戻し間違える、賞味期限を確認せず棚を間違える、上下を間違えるといった在庫が合わないといったケースもよくある話です。

 

・仕入れ先の間違いや書類遅延

仕入れ先による記載ミスや、納品書・請求書などの書類が遅くなっている場合もあります。この場合は納品数が正しくないので、実在庫数と一致できなくなります。

商品が届いているのに、納品書が未着だったりしても同様に差異が生じます。

 

・棚卸を行うタイミングが理論在庫と一致しているタイミングで整理整頓された形で棚卸を行う。

インターネット通販の場合、お店と違って売り上げは24時間いつでも売り上げが計上されるため、常に在庫が引き当ります。その為、一日の出荷が終わったタイミングでデータを一旦打ち切り、打ち切った後のオーダーは在庫から引き当てない処理が必要です。また出荷準備品が整理整頓されていなくて棚に戻し忘れ数え間違えるケースもあります。

こういった理論在庫と実在庫が一致するタイミングを見て通常棚卸を行うことは非常に当たり前の事なのですが大きい現場であればこそ、多くのスタッフメンバーが関わってきますので細かい点までしっかり管理することは難しくなります。

 

・管理ルールの曖昧化

管理ルールを定めずに現場社員の裁量に任せておくと在庫数のズレが生じやすく正しく在庫管理ができなくなります。例えば営業の社員が今月の売上を来月に回したいからと売上をその月に計上しなかった場合、帳簿在庫と実際の在庫にズレがでてきてしまいます。

また、在庫の保管場所が明確に決定していないと、棚卸の時に商品や製品が見当たらず、帳簿在庫と合わなくなります。返品、製品の破損、サンプルとしての出荷等通常の販売ではないイレギュラーな対応もルールを決めて管理しないと在庫のズレになります。

 

2:棚卸差異が生じると起こる問題

・キャッシュフローへの影響

在庫数が合っていないと、発注数の増減によって在庫を無理やり合わせようとするので、帳簿上の在庫が足りなくなり、それを埋めるために発注し過剰在庫になるという問題が起こります。

在庫過多は、利益を生み出さないで、キャッシュフローの悪化という事態になります。売れる見込みが薄い在庫は管理や廃棄等にコストがかかるので、企業にとって大きな損害となります。したがって、在庫数が合わない状況というのは、様々なコストがかかり企業経営にマイナスです。

 

・顧客満足度の低下

在庫数が合っていないと、物流自体に時間がかかります。商品を販売した際に、在庫があると思って販売中にしたが、実際にはなかったということになれば、お客様へのお手元まで商品を提供するのに時間がかかり、顧客満足度が下がるという結果になります。そして帳簿在庫自体に信用性がなくなると、実際に在庫を担当者へ確認する手間がかかり、顧客への対応が遅くなります。また、出荷の時点で在庫がないことが明らかになる場合は、納期自体が守られなくて顧客からの信頼がなくなります。

インターネット通販でよくあるケースは売り上げは上がったのであるが商品がなく、お客様に欠品の連絡を行わなくてはならないといったケースは売り上げが急拡大しているステージでは直面するケースではないでしょうか?

 

3:棚卸差異の解消方法

・5Sが徹底された現場を作る

まず一番最初にくるのは5Sの徹底された現場にすることです。どれだけ優れたITシステムを導入していても、どこにいくつどの商品が保管されているか?という点が綺麗に整理整頓された現場でなければ正確な入庫、出荷の作業を行うことは不可能です。物流全体の品質にも関わってきますが、一番重要なのは当然ながら5Sで整然とした環境で物流作業ができる現場を作る事です。

 

・正確な入庫作業

物流においても棚卸差異においても一番重要な点は入庫といっても過言ではないほど正確な入庫は非常に重要な作業です。入庫時に違った商品が混ざっているのが分からない状態、棚入れを間違える、数量を数え間違えて計上する事が発生した時点で棚卸差異が解消されることは二度とありません。

正確に、確実に出荷を考慮した入庫を行うことが出来れば、一気に棚卸差異が発生するリスクも下げることが出来ます。

 

・ITシステム化

手作業での棚卸は在庫差異の発生リスクを高めます。ITシステムを導入することで在庫管理が正確に行うことができます。バーコードをスキャナーで読み込むだけで、リアルタイムでシステムに自動で反映されます。ERPを使用すれば、販売管理や在庫管理、生産管理のデータを連携させることもできるため、入力作業の省略が可能になり、タイムラグが発生しなくなります。

 

・みなし出庫をする

みなし出庫とは、伝票の処理をしない出庫の方法です。工場などの生産管理の一つの手法で、通常は在庫の数を正確に把握するために、入庫と出庫の情報を入力しますが、工場など部品数の数量が多い場合は、何千という部品等があるので出庫の度に処理することはできません。そこでみなし出庫をします。出庫伝票は使わず実績の報告だけを出庫とみなして帳簿上で処理します。みなし出庫は出庫処理を簡略化することができます。

 

・日時棚卸の実施

できるだけ毎日商品の動きを管理して、実際の在庫数と帳簿上の在庫数を確認できることが望ましいです。しかし、これは費用対効果の面で現実的ではないですので、さきほどご説明したITシステムの導入をするとより現実的です。

 

今回は、棚卸差異の原因と解消方法を解説いたしました。
在庫管理は非常に会社経営にとって大切な業務です。棚卸差異の解消が急務であるという段階ならば、アウトソーシングを活用することも打ち手の一つかもしれません。
在庫管理の負担を急激に減らすことができる場合もありますので、一度物流代行業者に確認してみるのもよいのではないでしょうか。ご参考頂けると幸いです。

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