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2020年09月03日

手間のかかる棚卸し!その目的・方法は?アウトソーシングで在庫管理も安心!

沢山の企業が在庫の把握のために、定期的に棚卸しを実施しています。しかしながら、通常業務も抱えながら行うことが常である棚卸しは、中々大変な作業です。「もっと効率的な方法はないだろうか」「棚卸しの重要性がいまいち分かっていない」と課題や疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、棚卸しの基本的な意味や目的・具体的な方法をお伝えしたいと思います。

 

 

■棚卸しとは?

 

「棚卸し」の基本的な意味は、「在庫の数を確認し、資産評価すること」です。

通常、決算期末で残っている在庫(商品・製品・材料・資材・仕掛品)などの数量と品質を確認し、会計上の期末棚卸資産の金額を決定する作業です。商品だけでなく、経費に計上する消耗品等も行う企業もあります。

まずは、単純に数量を数え何がどれだけ残っているのかを確認します。次に大切な事が評価です。商品として数えられるものなのか、それとも処分しなければいけない状態なのか等の分類で、資産として計算できるか否かが変わってきます。

あとは、その数量と評価を「棚卸表」を作成し、記入していきます。

 

 

■棚卸しの目的は?

それでは、棚卸しの目的は何なのでしょうか。棚卸しの目的が明確になると、作業の精度が高まると思います。

 

・在庫の把握で、正確な利益を計算する

棚卸しの目的の一つは、在庫の確認です。その一番の理由は正確な利益を計算するためです。企業の利益は単純に表すと「売上―原価」となります。ですが、この「原価」は仕入れ額をそのまま計算するのではなく、「売上となった商品に対する仕入れ額」となります。

 

売れ残った商品、すなわち在庫となっている商品の「仕入れ額」は原価にならないので、どれだけ在庫があるかは、正しい利益計算のために必要なのです。

 

例えば、玩具メーカーが1,000円の商品を1,000個仕入れました。それを2,000円の商品として1000個用意しました。これを全部売った場合は、利益は「200万-100万」で100万となるのですが、実際は600個しか売れなかったとします。

この場合は「120万-60万」となり、このメーカーの正確な利益は60万円ということになります。

よって、正確な在庫が分かることで、正確な利益が算出できるということになります。

 

・帳簿上の在庫と実在の数の整合性を取る

棚卸には、帳簿上の在庫と実際の在庫数の違いを確認するという目的もあります。もし違っていた場合は帳簿を修正しなければなりません。

在庫の管理は、日々、在庫管理ソフトを使用したり、手書きの管理表を使用して慎重に行っているはずですが、どうしても人の手を使って行っている以上、何らかのミスや入力漏れが生じます。そのため、棚卸しによって在庫と帳簿の差異を確認することは大切な目的になります。

 

それでは、具体的な棚卸しの方法についてご説明いたします。

 

 

■棚卸しの具体的な方法

・棚卸しの時期

棚卸しの時期は、年度の期首と期末が一般的です。最初に期首の棚卸しで在庫状況を明らかにして、その年度末に期首との差を明確化します。それを行うことで正確な利益の計算が可能となります。

 

・棚卸しの作業は複数名でやる方がよい

棚卸しは、基本的に複数名で行うのが一般的です。よくあるのが、1人が数えたり、状態を見たりして、もう1人が記入するという体制です。数え間違いやミスを抑えるためにも複数人の作業が効率的でしょう。規模が大きい場合は、商品の分類でチームを組んだりするとよいでしょう。

 

・状態の確認も必須

先ほど説明した通り、棚卸は数量の把握だけでなく、商品等の状態も確認します。在庫の状態からその商品の評価が破損等の場合は、「損金」として計上しなければいけないからです。

また、状態が悪くなくても市場の変化によって全く売れなくなってしまったものも、「損金」としてカウントできることもあります。

 

・棚卸し表は7年間保存

棚卸しの結果をまとめた「棚卸表」は、最低でも7年間は保存しなければいけないと義務付けられています。担当者は、破棄したりしないよう保管しておきましょう。

 

 

■棚卸しはアウトソーシングがおすすめ

会社経営にとって棚卸しは欠かせない業務です。しかしながら、上記にご説明した通り時間もコストもかかる大変な作業です。しかも、棚卸しは専門の人員がいるわけでなく、その部門の担当者が期首・期末等に通常業務と並行して行うため、基本的にその時期は飽和状態になりがちで、休日出勤等をお願いしなければならない会社も少なくありません。

また、在庫の分類は時期によって違うため、ノウハウが蓄積されにくい傾向があります。残っている在庫が時期によって変わったりするため、長くやれば簡単になる作業ではありません。

上記の理由から、棚卸しのアウトソーシングで負担を解消している企業が近年増えています。もちろん外注すればコストはかかるので、一概にコストが減るかどうかは各企業ごとに違いますが、もしあまりにも棚卸しの時期に人件費がかかっている、もしくはミスばかりで上手くいかないとお悩みの方はアウトソーシングも一つの選択肢として考えてみるのも良いと思います。専門家に任せることで在庫管理が常に明確になります。

 

今回は、棚卸しの目的・方法についてご説明しました!アウトソーシングも一つの選択肢ですね。ご参考にしていただければ幸いです!

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