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2020年09月30日

ECサイトの出荷業務がまわらない!発送業務の課題とアウトソーシング・代行業者のメリット

ECサイトを運営されている方で、ある程度商品が認知され、定期的に販売されるようになると起こりやすいのが、発送業務に追われることではないでしょうか。出荷に関わる業務の手間に追われて、その他の重要度が高い仕事がおろそかになったり、出荷業務自体の品質が下がってしまうというお話をよく聞きます。

商品が売れることは企業としても大変喜ばしいことですが、発送業務が煩雑になって、出荷が遅れお客様を通常よりもお待たせするなど品質が下がればクレームの元になりますよね。

 

今回はそんな方に向けて、

 

1:発送業務の起こりうる課題

 

2:アウトソーシング可能なバックヤード業務

 

3:発送業務のアウトソーシングのメリット

 

についてお伝えしたいと思います。

 

 

 

1:発送業務の起こりうる課題

・業務量の増加による時間とコストの増大

ECサイトやネットショップなどの運営がある程度起動に乗り、規模が大きくなってくると課題になるのが、発送業務の煩雑化です。お客様へ届ける商品数が少ない時は、全く問題なかった発送業務が、売上が増えるにつれ、業務量が確実に増えます。発送業務の対応が遅れて、他の業務に手が回らなくなり、かえって全体の売上が下がってしまうこともあります。

ECサイトやネットショップを軌道にのせたばかりの企業は、サイト運営者が出荷も担当していることも多々あり、担当者の時間、コスト、負担が増大します。

イベントやセール等で朝会社に来たら一日で出荷できる数量の倍の数量の注文がきていてホームページ上で出荷遅延の連絡をすることになるのは、店舗運営が上手くいっているお客様ですとよくあるケースです。

 

・出荷業務の品質が下がる

発送業務が増えたことにより、物理的な数、あるいは種類の増加によって、シンプルだった発送業務も複雑化します。そこで起こりうるのが発送ミスや発送漏れなどのエラーです。これらのエラーは直接お客様に関わるミスなので、会社の信用につながります。またミスが生じるとそれらをカバーするために、余分な労力がかかり余計に人件費がかさむという結果になります。

 

・商品の保管にかかる経費の増加

発送業務には、商品の保管にもコストがかかっています。資本力がない中小企業等にとっては、商品の保管をしておく費用自体が負担になるケースもあります。出荷する数が増えればそれとともに在庫も増えるので、雪だるま式に保管にかかる経費も増加します。在庫数の決定や、把握ができていないと、売れない商品はたくさん保管スペースを取ってしまい、売れる商品が足りなくて、お客様をお待たせしてしまうという最悪なケースも起こります。

 

それでは、具体的にアウトソーシング可能なバックヤード業務はどんなものがあるのか、ご説明していきたいと思います。

 

2:アウトソーシング可能なバックヤード業務

・入荷検品

物流現場において入荷とは、自社工場や、仕入先などから届いた商品を保管倉庫で荷物を受けることです。検品は届いた商品と一緒に送られてくる納品書を照らし合わせ、品番や数量や外観に破損や品質の異常がないか等の点検をすることです。検品は、点検後一般的に「在庫台帳」に記入します。

 

・流通加工

流通加工とは、流通の工程の中で、商品に付加価値をつけて販売できる状態にするための加工のことです。もともとは工場や販売場所で行われていた作業などもあるのですが、商品を流通させる過程で加工した方が結果的に物流コストを抑えることができ、また流通加工を行うことで、お客様にとって便利になったりします。会社側およびお客様にとってもメリットがあります。

流通加工は業種において様々な加工があります。

例としては、値札のタグ付け、商品へのラベル貼り、自転車などの組み立て、贈答品の詰め合わせ作業、大きいコンテナに入った商品を小さい箱に入れ替えるなどが、流通加工になります。

現在物流センターに流通加工業務を委託するケースは多数存在します。

 

・保管や在庫管理

商品を倉庫で保管して、システムを利用するなどして、商品を置いているロケーションや在庫数量を管理します。

 

・ピッキング

受注した商品を、商品が置かれている保管場所から受注した分の数量を取り出すことです。ピッキングには、大きく分けて2種類あります。

1つは、シングルピッキングといい、摘み取り方式ともいいます。やり方は、個別の受注ごとに倉庫内を探し、必要数を取ってくるという一番基本的な作業方法です。もう一つは、トータルピッキング、種まき方式ともいい、複数の受注に対して、全総量をまとめて取り出して、そのあと受注別に仕分けする作業です。

 

・梱包や出荷

梱包は様々な商品形態や特性に適した形で箱に入れたり、クッション材で包んだりする作業です。完成品を扱うので傷をつけないように扱い、また運ばれるときに壊れないようにする大事な作業です。出荷は商品を倉庫から注文先へ搬出する作業です。指定の宅配会社、またはそこの配送の出荷伝票を貼付けして、発送します。商品が重いものだと、力作業となることもあります。

 

<その他よくあるオプション>

最近では、商品数が非常に多いECサイトなどの代行業を行っているところなどは、商品の撮影、受注処理、コールセンターでの対応等もアウトソーシングできる業者もございます。

 

基本的にバックヤード業務は全てアウトソーシングできると考えてよいでしょう。ただし、選ぶ業者によって、できる範囲が違いますので、業者選びの際は確認しましょう。

 

それでは、最後に発送業務をアウトソーシングした際のメリットについてお伝えしたいと思います。

 

 

3:発送業務のアウトソーシングのメリット

・業務不可の軽減と、発送業務のスピードアップ

アウトソーシングしてしまえば、今までの煩雑な発送業務が嘘のように、負担が減り処理が早くなります。ECサイトのコアな業務は売れる商品の企画や仕入れ、売れるためのマーケティング戦略を考えることです。出荷作業に時間を追われると、この重要なコア業務よりバックヤードの業務に時間を割いてしまいます。通常の業務では社内のWEB運用が仕事であるのですが、セール時には一日中梱包を手伝っているというケースは自社物流を行っている会社では必ず直面したことがあるケースではないでしょうか?

物流は出荷や入荷波動が一番のキーポイントですので、そういった点の課題について発送業務をアウトソーシングすることにより改善されます。

 

・コストが下がる

発送業務をアウトソーシングした方が1回の配送料金や、梱包資材が下がることがあります。理由は、物流代行業者は、発送業務を専門に行っていため配送を自社でできたり、または配送の数が多いためよりリーゾナブルな料金体系で運送業者を利用できたりするからです。梱包資材等も同様の理由です。また、直接的な費用だけではなく、賃料、火災保険料、光熱費や水道料金、人件費も削減できます。

 

・出荷品質の向上

発送業務をアウトソーシングすると、専門家に全て任せることになるので、ミスがなくなり、圧倒的な品質維持が可能となります。どれだけ販促で新規顧客を獲得したとしても、バックヤード業務の品質で顧客の信頼を落としてしまっていたら、意味がありませんので、出荷の品質に現在問題があるのならば、アウトソーシングを最優先で考えた方がよいかもしれません。

 

・様々な選択肢の可能性

自社で発送業務の担っている場合は、前提条件ありきで対応するしかないケースがあります。例えば、出荷先は関東が多いけど、自社が九州だから九州から出荷しているとか、本来は日持ちしない商品も取り扱いたいのだけど、保管スペースがないから躊躇しているなど。

色々なケースがありますが、アウトソーシングを前提にした場合は、より多くの選択肢から自社に合った会社、サービス、を選ぶことができ、今まで広げられなかった範囲まで拡大することができます。

 

・コンサルタントとして頼る

アウトソーシングすると、発送業者のプロとつながることができます。自社のつまずきや悩みを相談し、よりよい方向へアドバイスをしてもらうことができます。自社ないリソースやノウハウを取り入れることが可能となります。

 

 

今回は、出荷のアウトソーシングについてお伝えしました。現在、発送業務が忙しくなりだして困っているご担当者様、アウトソーシングは打ち手の一つであるとご理解頂けたのではないでしょうか。ご参考頂けたら幸いです!

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